Finansų patarėjai ir mokesčių specialistai

Saugus klientų bendradarbiavimas be perteklinio dalijimosi informacija

Iššūkiai:

Finansų patarėjai ir buhalteriai remiasi tiksliais klientų dokumentais, tačiau neefektyvūs procesai dažnai lemia vėlavimus ir mažina pasitikėjimą. Klientai neretai pavėluotai pateikia reikalingus įrašus, o versijų kontrolė naudojant el. paštą tampa sudėtinga. El. paštas taip pat nėra tinkama platforma keistis privačiais dokumentais, tokiais kaip mokesčių deklaracijos, banko išrašai ar darbo užmokesčio bylos, nes jis nėra užšifruotas bei neturi struktūrizuotos prieigos. Uždarosiose akcinėse bendrovėse apskaitos ir atitikties klaidos gali sukelti rimtų pasekmių: baudas bei klientų pasitikėjimo praradimą.

„Defero Spot“ sprendimai:

• Privačios ir viešosios darbo erdvės – kiekvienai įmonei sukuriamos atskiros darbo erdvės, atskiriant buhalterijos, darbo užmokesčio ir metų pabaigos apskaitos užduotis.
• Išorės specialistų kvietimas su kontroliuojama prieiga – administratorius gali pakviesti išorės auditorius, mokesčių konsultantus arba laisvai samdomus buhalterius, nustatydamas jų prieigą: ar šie ekspertai gali prisijungti prie klientams skirto portalo, ar likti privačiame pokalbyje su buhalteriu.
• Vaidmenimis pagrįsta prieiga – galimybė apriboti matomumą, kad klientai, direktoriai ar išoriniai buhalteriai matytų tik tai, kas svarbu, o visi veiksmai būtų registruojami.
• Saugūs failų mainai ir saugyklos – visos sąskaitos faktūros, kvitai, darbo užmokesčio dokumentai ir įstatymų numatyti dokumentai kaupiami centralizuotoje, užšifruotoje saugykloje.
• Dirbtinio intelekto įrankiai – automatinis vertimas tarptautiniams klientams, dokumentų santraukos ir išmanūs atsakymai į pasikartojančias klientų užklausas.
• Užšifruoti balso įrašai ir elektroniniai parašai – buhalteriai gali greitai siųsti balso įrašus su naujienomis bei el. parašu patvirtinti mokesčių deklaracijas ar finansines ataskaitas.
• Užduočių ir laiko stebėjimas – galimybė priskirti klientams konkrečias užduotis (pvz., „Įkelkite kovo mėnesio sąskaitas faktūras“) ir automatiškai registruoti apmokestinamas valandas, susietas su įmonės paskyromis.
• Paslaugų eigos juostos ir sąskaitų faktūrų išrašymas – direktoriai gali matyti buhalterinės apskaitos, PVM deklaracijų ar metinių ataskaitų eigą, o sąskaitos faktūros generuojamos pagal atliktas užduotis bei laiką.
• SMS pranešimai – direktoriai ir klientai gauna tekstinius įspėjimus, kai paskelbiamos naujos užduotys, atnaujinimai ar dokumentai.
• Patobulinta prieiga prie informacijos – tiek klientai, tiek įmonės darbuotojai gali akimirksniu pasiekti visus apskaitos įrašus bei pranešimus, nereikia raustis po krūvą el. laiškų.
• Individualus prekės ženklo kūrimas – portale pateikiamas buhalterių prekės ženklas – taip sukuriamas profesionalumo įspūdis.

Įsivaizduokite:

Buhalteris pateikia klientui anketą, kurioje suvedami įmonės registracijos duomenys, direktoriaus informacija ir mokesčių mokėjimo terminai. Naudojant automatinio pildymo funkciją, sistema sugeneruoja sutartį, įgaliojimą veikti ir privatumą apsaugančius dokumentus, paruoštus elektroniniam parašui.

Saugiame portale įmonių direktoriai įkelia sąskaitas faktūras, kvitus ir darbo užmokesčio dokumentus į savo klientų saugyklą, užuot siuntę juos el. paštu. Buhalteris paskirsto užduotis visai komandai, kad prie tos pačios paslaugos galėtų prisidėti keli darbuotojai. Laisvai samdomas buhalteris kviečiamas padėti atlikti mėnesinius suderinimus, tačiau jo teisės apsiriboja vidinėmis diskusijomis. Mokesčių konsultantas taip pat kviečiamas, tačiau jam suteikiama prieiga tik prie PVM ir pelno mokesčio dokumentų.

Klientas gali pakviesti savo biuro vadovą padėti įkelti įrašus, tačiau šis neturi prieigos prie konfidencialių diskusijų tarp kliento ir buhalterio.

Paslaugų eigos juostos rodo direktoriams, kada buhalterinė apskaita ir PVM deklaracijos yra baigtos. Galima suplanuoti masinius priminimus ir siųsti juos keliems klientams vienu metu, pavyzdžiui, primenant visiems direktoriams užpildyti metines ataskaitas arba pateikti PVM deklaracijas. Darbo valandos skaičiuojamos automatiškai, sąskaitos faktūros generuojamos pagal konsultacinius skambučius ir suderinimus. Direktoriai gauna SMS įspėjimus, kai įkeliama nauja užklausa, užduotis ar dokumentas. Skirtingai nei el. pašte, visi įrašai, priminimai ir komunikacija portale yra centralizuoti, užšifruoti ir pritaikyti paieškai, užtikrinant, kad nepraleidžiamas nė vienas terminas.