Фінансові консультанти та податкові фахівці

Безпечна співпраця з клієнтами без надмірного спільного доступу

Больові точки:

Фінансові консультанти та бухгалтери залежать від точності клієнтських документів, проте неорганізовані процеси призводять до затримок та підривають довіру. Клієнти часто не надають документи вчасно, а контроль версій у електронній пошті стає проблематичним. Електронна пошта також не є безпечною для обміну конфіденційними документами, такими як податкові декларації, банківські виписки або файли із заробітної плати, оскільки їй бракує шифрування, журналів аудиту та структурованого доступу. Для компаній з обмеженою відповідальністю помилки в бухгалтерському обліку та дотриманні вимог можуть призвести до штрафів та втрати довіри клієнтів.

Рішення від Defero Spot:

• Приватні та публічні робочі простори – створіть окремі робочі простори для кожної компанії, розділяючи завдання бухгалтерського обліку, нарахування заробітної плати та річного обліку.
• Запрошення зовнішніх спеціалістів із контрольованим доступом – адміністратори можуть запрошувати для допомоги зовнішніх аудиторів, податкових консультантів або позаштатних бухгалтерів. Адміністратор вирішує, чи можуть ці експерти приєднатися до порталу для клієнтів, чи залишатися в приватній розмові з бухгалтером лише для партнерів.
• Деталізовані дозволи на основі ролей та журнали аудиту – обмежте видимість, щоб клієнти, директори або зовнішні бухгалтери бачили лише те, що є релевантним, а всі дії реєструвалися.
• Безпечний обмін файлами та клієнтські сховища – Централізуйте рахунки-фактури, квитанції, файли з нарахуванням заробітної плати та законодавчі документи в одному зашифрованому клієнтському сховищі.
• Інструменти штучного інтелекту – автоматичний переклад для міжнародних директорів, підсумовування документів та розумні відповіді на повторювані запити клієнтів.
• Зашифровані голосові нотатки та електронні підписи – бухгалтери можуть швидко надсилати безпечні оновлення та завершувати затвердження податкових декларацій або фінансової звітності.
• Відстеження завдань і часу – Призначайте клієнтам бухгалтерські завдання (наприклад, «Завантаження рахунків-фактур за березень») та автоматично реєструйте оплачувані години, пов’язані з обліковими записами компанії.
• Індикатори виконання послуг та виставлення рахунків – показуйте директорам хід ведення бухгалтерського обліку, декларацій з ПДВ або річної звітності, одночасно генеруючи рахунки-фактури, прив’язані до часу та виконаних завдань.
• SMS-сповіщення – Директори та клієнти отримують миттєві текстові сповіщення про публікацію нових завдань, оновлень або документів.
• Покращений доступ до інформації – на відміну від розрізнених електронних листів, усі бухгалтерські записи та повідомлення акуратно організовані, зашифровані та доступні для пошуку.
• Індивідуальний брендинг та White-labelling – Бухгалтери забезпечують професійний брендований досвід, який будує довіру з директорами товариств з обмеженою відповідальністю.

Сценарій:

Бухгалтер починає з налаштування форми реєстрації, щоб внести реєстраційні дані компанії, інформацію про директора та податкові терміни. Використовуючи масове автозаповнення, система генерує лист-угоду, доручення на дії та документи про конфіденційність за один раз, готові до електронного підпису.

У межах захищеного порталу директори компаній завантажують рахунки-фактури, квитанції та файли з нарахуванням заробітної плати до свого клієнтського сховища замість того, щоб надсилати їх електронною поштою. Бухгалтер розподіляє завдання між своєю внутрішньою командою, щоб кілька співробітників могли брати участь у роботі з однією послугою. Бухгалтер-фрілансер запрошується для допомоги у щомісячних звірках, але обмежений обговоренням з партнерами (лише для адміністратора). Податковий консультант також запрошується, але йому надається доступ лише до папок ПДВ та податку на прибуток корпорацій.

Клієнт може запросити свого офіс-менеджера допомогти із завантаженням записів. Офіс-менеджер допомагає приватно, не втручаючись у делікатні обговорення з бухгалтерами.

Service progress bars show directors when bookkeeping and VAT submissions are complete. Bulk reminders can be scheduled and sent to multiple clients at once – for example, reminding all directors to complete annual accounts or VAT return obligations. Hours are tracked automatically, generating invoices tied to advisory calls and reconciliations. Directors receive SMS alerts whenever a new request, task, or document is added. Unlike email, all records, reminders, and communications remain encrypted, centralised, and searchable, ensuring deadlines are never missed.