Doradcy finansowi i specjaliści podatkowi

Bezpieczna współpraca z klientami bez nadmiernego udostępniania

Punkty bólu:

Doradcy finansowi i księgowi polegają na dokładnej dokumentacji klientów, jednak zdezorganizowane procesy powodują opóźnienia i podważają zaufanie. Klienci często nie dostarczają dokumentacji na czas, a kontrola wersji staje się problematyczna w przypadku poczty elektronicznej. Poczta elektroniczna nie jest również bezpieczna do wymiany poufnych dokumentów, takich jak zeznania podatkowe, wyciągi bankowe czy pliki płacowe, ponieważ brakuje w niej szyfrowania, ścieżek audytu i ustrukturyzowanego dostępu. W przypadku spółek z ograniczoną odpowiedzialnością błędy w księgowości i zgodności z przepisami mogą prowadzić do kar i utraty zaufania klientów.

Rozwiązania punktowe Defero:

• Prywatne i publiczne przestrzenie robocze – twórz dedykowane przestrzenie robocze dla każdej firmy, oddzielając zadania związane z księgowością, naliczaniem płac i rozliczaniem rocznym.

• Zaproś zewnętrznych specjalistów z kontrolowanym dostępem – Administratorzy mogą zapraszać zewnętrznych audytorów, doradców podatkowych lub niezależnych księgowych do pomocy. Administrator decyduje, czy eksperci ci mogą dołączyć do portalu dla klientów, czy pozostać w prywatnej dyskusji z księgowym, dostępnej tylko dla partnerów.

• Szczegółowe uprawnienia oparte na rolach i ścieżki audytu – ogranicz widoczność, tak aby klienci, dyrektorzy lub zewnętrzni księgowi widzieli tylko to, co istotne, a wszystkie działania były rejestrowane.

• Bezpieczna wymiana plików i magazyny klienckie – scentralizuj faktury, rachunki, pliki płacowe i dokumenty ustawowe w jednym szyfrowanym magazynie klienckim.

• Narzędzia AI – automatyczne tłumaczenia dla dyrektorów międzynarodowych, podsumowania dokumentów i inteligentne odpowiedzi na powtarzające się zapytania klientów.

• Szyfrowane notatki głosowe i podpisy elektroniczne – Księgowi mogą szybko wysyłać bezpieczne aktualizacje i finalizować zatwierdzenia zeznań podatkowych lub sprawozdań finansowych.

• Rejestrowanie zadań i czasu – Przypisuj klientom zadania księgowe (np. „Prześlij faktury za marzec”) i automatycznie rejestruj godziny podlegające rozliczeniu powiązane z kontami firmowymi.

• Paski postępu prac i fakturowanie – pokaż dyrektorom postęp prac w księgowości, deklaracjach VAT lub sprawozdaniach rocznych, generując jednocześnie faktury powiązane z czasem i wykonanymi zadaniami.

• Powiadomienia SMS – Dyrektorzy i klienci otrzymują natychmiastowe alerty tekstowe za każdym razem, gdy pojawiają się nowe zadania, aktualizacje lub dokumenty.

• Lepszy dostęp do informacji – w przeciwieństwie do rozproszonych wiadomości e-mail, wszystkie zapisy księgowe i wiadomości rachunkowe są przejrzyście zorganizowane, zaszyfrowane i można je przeszukiwać.

• Spersonalizowana marka i białe etykiety – Księgowi zapewniają profesjonalne doświadczenie związane z marką, które buduje zaufanie wśród dyrektorów spółek z ograniczoną odpowiedzialnością.

Scenariusz:

Księgowy rozpoczyna pracę od spersonalizowanego formularza rejestracyjnego, w którym gromadzi dane rejestracyjne firmy, dane dyrektorów oraz terminy składania zeznań podatkowych. Dzięki funkcji Bulk Auto-Fill system generuje jednocześnie list intencyjny, upoważnienie do działania oraz dokumenty dotyczące prywatności, gotowe do podpisu elektronicznego.

W bezpiecznym portalu dyrektorzy firm przesyłają faktury, paragony i pliki płacowe do swojego magazynu klienta, zamiast wysyłać je e-mailem. Księgowy przydziela zadania swojemu wewnętrznemu zespołowi, dzięki czemu wielu pracowników może pracować nad tą samą usługą. Zaproszony zostaje niezależny księgowy, który pomaga w comiesięcznych rozliczeniach, ale jego uprawnienia ograniczają się do dyskusji z partnerami (tylko dla administratorów). Zaproszony jest również doradca podatkowy, ale ma on dostęp wyłącznie do folderów VAT i podatku dochodowego od osób prawnych.

Klient może poprosić kierownika biura o pomoc w przesyłaniu danych. Kierownik biura udziela pomocy w sposób prywatny, nie angażując się w poufne dyskusje z księgowym.

Paski postępu usługi pokazują dyrektorom, kiedy księgowość i deklaracje VAT są zakończone. Przypomnienia zbiorcze można zaplanować i wysłać do wielu klientów jednocześnie – na przykład, przypominając wszystkim dyrektorom o wypełnieniu rocznych sprawozdań finansowych lub deklaracji VAT. Godziny pracy są rejestrowane automatycznie, generując faktury powiązane z rozmowami doradczymi i uzgodnieniami. Dyrektorzy otrzymują powiadomienia SMS za każdym razem, gdy dodane zostanie nowe żądanie, zadanie lub dokument. W przeciwieństwie do wiadomości e-mail, wszystkie rejestry, przypomnienia i komunikacja pozostają zaszyfrowane, scentralizowane i możliwe do przeszukiwania, co gwarantuje, że terminy nigdy nie zostaną przekroczone.