Konsultanci biznesowi i HR

Zorganizuj dokumentację, zachowaj zgodność

Punkty bólu:

Zespoły konsultingowe często borykają się z nieuporządkowanym przechowywaniem danych cyfrowych, problemami z kontrolą wersji i ryzykiem braku zgodności. Bez scentralizowanego systemu pracownicy tracą czas na przeszukiwanie wątków e-mail i rozproszonych folderów, a wiele wersji tego samego dokumentu powoduje zamieszanie. Poczta e-mail nie jest również wystarczająco bezpieczna do obsługi poufnych danych kadrowych, narażając firmy na naruszenia RODO i wycieki danych. Procesy manualne spowalniają onboarding, dochodzenia i oceny wyników, zwiększając ryzyko zarówno zgodności, jak i operacyjne.

Rozwiązania punktowe Defero:

• Centralne repozytorium dokumentów – Ustrukturyzowane kategorie i tagi eliminują czas tracony na wyszukiwanie ofert, polityk kadrowych i plików zgodności.

• Zaproś zewnętrznych specjalistów z kontrolowanym dostępem – Administratorzy mogą zapraszać do przestrzeni roboczej podwykonawców, prawników specjalizujących się w prawie pracy lub niezależnych konsultantów. Administrator decyduje, czy zewnętrzny ekspert może bezpośrednio kontaktować się z klientem, czy też pozostać w prywatnej rozmowie z konsultantem, dostępnej wyłącznie dla partnerów.

• Kontrola wersji i ślady audytu – upewnij się, że konsultanci i klienci zawsze pracują na najnowszych umowach, zachowując jednocześnie zgodność z przepisami RODO/ISO dzięki pełnym dziennikom dostępu.

• Tryby współpracy prywatnej i publicznej – udostępniaj klientom lub podwykonawcom tylko istotne informacje, jednocześnie chroniąc poufne dane kadrowe.

• Narzędzia AI i automatyzacja przepływu pracy – automatyzuj powtarzalne zadania, takie jak wdrażanie, oceny wyników i analiza wynagrodzeń, jednocześnie generując wnioski na temat różnych przypadków.

• Szyfrowane notatki głosowe i podpisy elektroniczne – bezpiecznie zbieraj poufne oświadczenia, zgody lub umowy.

• Śledzenie zadań i czasu – Przypisuj zadania klientom i pracownikom, śledź postępy dochodzenia i automatycznie łącz godziny z fakturami.

• Paski postępu usług i magazyny klientów – zapewnij wgląd w postęp projektów HR i scentralizuj dowody, raporty i umowy w jednym bezpiecznym portalu.

• Powiadomienia SMS – Klienci i interesariusze otrzymują natychmiastowe alerty za każdym razem, gdy dodawane są nowe aktualizacje, zadania lub raporty.

• Lepszy dostęp do informacji – w przeciwieństwie do poczty e-mail, w której ukryte są ważne dowody kadrowe lub projekty polityk, Defero Spot organizuje wszystko w centralnym, przeszukiwalnym i szyfrowanym portalu.

• Spersonalizowany branding i white-labeling – prezentowanie spójnego, profesjonalnego wizerunku pod własną marką konsultingową.

Scenariusz:

Konsultant ds. HR przeprowadza dochodzenie w miejscu pracy, w którym uczestniczy prezes, kierownik ds. HR i zewnętrzny radca prawny. Poufne dowody są przesyłane do prywatnego portalu, do którego dostęp mają tylko konsultant i radca prawny. Konsultant zaprasza niezależnego audytora ds. HR, ale ogranicza go do prywatnej dyskusji tylko dla partnerów. Menedżerowie otrzymują zadania związane ze zbieraniem oświadczeń, a paski postępu pokazują, jak szybko je ukończono. Dyrektor finansowy ma dostęp wyłącznie do raportu końcowego. Narzędzia sztucznej inteligencji sygnalizują trendy behawioralne w wielu dochodzeniach, a zaszyfrowane notatki głosowe rejestrują poufne ustalenia. Wszystkie godziny pracy są automatycznie rejestrowane i fakturowane, a powiadomienia SMS informują uczestników o nowych zadaniach lub dowodach.