Kancelarie prawne i prawnicy

Bezpieczna współpraca wielostronna w przypadku wrażliwych spraw

Punkty bólu:

Kancelarie prawne żonglują wrażliwą komunikacją, obszernymi zbiorami dokumentów i pilnymi aktualizacjami. Klienci oczekują całodobowego dostępu do informacji, ale firmy muszą chronić tajemnicę adwokacką i przestrzegać surowych wymogów regulacyjnych. Tradycyjne kanały, takie jak poczta e-mail czy komunikatory, nie są wystarczająco bezpieczne, ponieważ brakuje im szyfrowania, ścieżek audytu i kontrolowanego dostępu. Wiadomości e-mail szybko stają się również chaotyczne, co utrudnia klientom i pracownikom znalezienie najnowszych dokumentów, aktualizacji lub decyzji.

Rozwiązania punktowe Defero:

• Prywatne i publiczne przestrzenie robocze – prawnicy mogą tworzyć poufne kanały do prowadzenia poufnych dyskusji, jednocześnie komunikując się z innymi prawnikami, śledczymi lub klientami za pośrednictwem oddzielnych portali.

• Zaproś zewnętrznych ekspertów z kontrolowanym dostępem – Administratorzy mogą bezpiecznie zapraszać zewnętrznych prawników z innych dziedzin lub specjalistów freelancerów. Administrator decyduje, czy zewnętrzny ekspert może współpracować bezpośrednio z klientem na czacie, czy też będzie ograniczony do prywatnej „Dyskusji Partnerskiej” tylko z administratorem.

• Szczegółowy dostęp oparty na rolach i ścieżki audytu – upewnij się, że tylko upoważnione strony mają dostęp do streszczeń, dowodów lub szczegółów rozliczeń, z pełnym śledzeniem historii dokumentów i wiadomości.

• Narzędzia AI – automatyzacja przeglądu umów, tłumaczenia, podsumowania i generowanie inteligentnych sugestii odpowiedzi w celu usprawnienia komunikacji i obsługi dokumentów.

• Szyfrowane notatki głosowe i podpisy elektroniczne – bezpiecznie wysyłaj szybkie aktualizacje audio i wypełniaj umowy o zachowaniu poufności, umowy i porozumienia bez opóźnień.

• Śledzenie zadań i czasu – Przydzielaj, monitoruj i automatycznie rejestruj godziny podlegające rozliczeniu, z bezpośrednim fakturowaniem powiązanym z zadaniami i komunikacją.

• Paski postępu usługi i magazyny klientów – zapewnij klientom przejrzysty podgląd etapów realizacji sprawy i przechowuj wszystkie dokumenty, faktury i umowy w jednym centralnym, wyszukiwalnym miejscu.

• Powiadomienia SMS – Klienci automatycznie otrzymują powiadomienia tekstowe za każdym razem, gdy na ich portalu pojawiają się nowe wiadomości lub aktualizacje, dzięki czemu żadna komunikacja nie zostanie pominięta.

• Spersonalizowany branding i white-labeling – portal prezentuje tożsamość marki kancelarii prawnej, zapewniając klientom pełną profesjonalną obsługę.

• Lepszy dostęp do informacji – zarówno klienci, jak i pracownicy firmy mogą natychmiast uzyskać dostęp do najnowszych plików, wiadomości i postępów w sprawie, bez konieczności przeszukiwania długich wątków wiadomości e-mail.

Scenariusz:

Adwokat rozwodowy zaprasza zarówno klienta, jak i prywatnego detektywa do portalu sprawy. Przestrzeń robocza detektywa jest widoczna tylko dla prawnika, a klient uzyskuje dostęp do terminów rozpraw, wniosków i faktur za pośrednictwem bezpiecznego pulpitu. Adwokat zaprasza również niezależnego radcę podatkowego. Administrator decyduje się na pozostawienie tego radcy w prywatnej dyskusji partnerskiej, aby udzielać specjalistycznych porad bez bezpośredniego kontaktu z klientem. W przeciwieństwie do poczty elektronicznej, która rozrzuca dokumenty po wątkach, wszystkie informacje o sprawie są uporządkowane i zaszyfrowane. Adwokat nagrywa bezpieczne notatki głosowe po rozprawach, a tłumaczenie wspomagane sztuczną inteligencją umożliwia współpracę z międzynarodowym doradcą podatkowym. Zadania i terminy są monitorowane, godziny rozliczeniowe są automatycznie fakturowane, a klient otrzymuje powiadomienia SMS za każdym razem, gdy pojawi się nowa aktualizacja.