Advokatų kontoros ir teisės specialistai

Saugus daugiašalis bendradarbiavimas bylose

Iššūkiai:

Advokatų kontoros susiduria su iššūkiu – reikia tvarkyti didelius kiekius jautrios informacijos ir pateikti skubius atnaujinimus. Klientai tikisi prieigos prie informacijos bet kuriuo paros metu, o advokatai privalo saugoti advokato ir kliento konfidencialumą ir laikytis griežtų reguliavimo reikalavimų. Tradicinės susisiekimo priemonės, tokios kaip el. paštas ar įvairios programėlės, nėra pakankamai saugios – joms trūksta šifravimo, atliktų veiksmų sekimo ir kontroliuojamos prieigos. Be to, el. paštas nepatogus: klientams ir darbuotojams sudėtinga rasti naujausius dokumentus.

„Defero Spot“ sprendimai:

• Privačios darbo erdvės – galimybė sukurti konfidencialius kanalus privilegijuotoms diskusijoms su advokatais, tyrėjais ar klientais.
• Išorės ekspertų kvietimas, suteikiant jiems kontroliuojamą prieigą – administratoriai gali pakviesti kitų sričių advokatus ar laisvai samdomus specialistus, nustatydami, ar išorės ekspertas gali tiesiogiai bendradarbiauti su klientu bylos klausimais, ar dalyvauti tik privačiose diskusijose su administratoriumi.
• Vaidmenimis pagrįsta prieiga ir dokumentų peržiūra – užtikrinama, kad tik įgaliotos šalys galėtų peržiūrėti visą bylos medžiagą ar sąskaitų duomenis; taip pat būtų galima stebėti visą dokumentų ir pranešimų istoriją.
• Dirbtinio intelekto įrankiai – automatizuota sutarčių peržiūra, vertimas, santraukų rengimas ir išmanių atsakymų pasiūlymai, palengvinantys komunikaciją ir dokumentų tvarkymą.
• Užšifruoti balso įrašai ir elektroniniai parašai – galimybė saugiai siųsti užšifruotus balso įrašus bei pasirašyti konfidencialumo sutartis ir sąskaitas.
• Užduočių ir darbo laiko stebėjimas – apmokestinamos valandos automatiškai registruojamos ir įtraukiamos į sąskaitas faktūras.
• Paslaugų eigos juostos ir dokumentų saugyklos – klientai gali aiškiai matyti bylos eigą, o visi dokumentai, sąskaitos faktūros ir sutartys saugomi vienoje, paieškos funkciją turinčioje vietoje.
• SMS pranešimai – klientai automatiškai informuojami apie naujus pranešimus ar atnaujinimus portale, todėl nebelieka rizikos praleisti svarbią informaciją.
• Individualus prekės ženklo kūrimas – portale pateikiamas advokatų kontoros prekės ženklas – taip sukuriamas profesionalumo įspūdis.
• Patobulinta prieiga prie informacijos – tiek klientai, tiek įmonės darbuotojai gali akimirksniu pasiekti naujausius failus, pranešimus ir bylos eigą, nereikia raustis po krūvą el. laiškų.

Įsivaizduokite:

Skyrybų advokatas pakviečia klientą ir privatų tyrėją į bylos portalą. Tyrėjo darbo erdvė matoma tik advokatui, o klientas gali peržiūrėti teismo posėdžių datas, prašymus ir sąskaitas faktūras. Advokatas taip pat pakviečia laisvai samdomą užsienio mokesčių advokatą, su kuriuo bendradarbiauti leidžia programoje integruota dirbtinio intelekto vertimo funkcija. Administratorius nusprendžia šį konsultantą įtraukti į privačią diskusiją, kad jis konsultuotų be tiesioginio kontakto su klientu. Skirtingai nei naudojant el. paštą, kuriame dokumentai išsibarsto po įvairias gijas, visa bylos informacija tvarkingai saugoma ir užšifruota. Advokatas po posėdžių įrašo užšifruotus balso įrašus su naujausia informacija. Apmokestinamoms valandoms automatiškai išrašomos sąskaitos faktūros, o klientas gauna SMS pranešimus, kai paskelbiama nauja informacija.