Virtualūs asistentai ir projektų vadovai

Efektyvus nuotolinis koordinavimas su garantuotu saugumu

Iššūkiai:

Dirbant su virtualiais asistentais arba projektų vadovais dažnai kyla nesusikalbėjimų dėl laiko juostų skirtumų, vėluoja terminai, neprioretizuojamos ir neužtikrinamas konfidencialumas. El. paštas ar paprastos žinutės apsunkina užduočių sekimą, kelia saugumo riziką ir lemia netvarką. Nuotolinėms komandoms reikia saugios, struktūrizuotos darbo vietos, kurioje būtų užtikrinamas aiškumas, atskaitomybė ir privatumas.

„Defero Spot“ sprendimai:

• Vieninga platforma – visos užduotys, dokumentai ir žinutės vienoje vietoje.
• Pakvieskite išorinius specialistus su kontroliuojama prieiga – administratoriai gali pakviesti papildomų laisvai samdomų darbuotojų (pvz., dizainerių, tyrėjų ar rangovų). Administratorius nusprendžia, ar jie gali bendradarbiauti tiesiogiai su klientu, ar gali dalyvauti tik partneriams skirtame pokalbyje su projekto vadovu.
• Vaidmenimis pagrįsti leidimai ir saugus failų bendrinimas – virtualūs asistentai tvarko planavimą, sąskaitas ir priminimus, bet nemato jautrių klientų duomenų.
• Užduočių terminai ir prioritetų nustatymas – priskirkite klientams užduotis su terminais, prioritetais ir priminimais, kad užtikrintumėte aiškumą.
• Laiko sekimas ir sąskaitos faktūros – darbo valandos registruojamos automatiškai ir įtraukiamos į sąskaitas faktūras.
• Dirbtinio intelekto įrankiai – DI siūlo vertimus, santraukas ir išmanius atsakymų pasiūlymus.
• Užšifruoti balso užrašai ir elektroniniai parašai – bendrinkite greitus balso įrašus ir saugiai pasirašykite sutartis.
• Paslaugų eigos juostos ir dokumentų saugyklos – aiškiai rodomas projektų progresas, o sutartys, dokumentai ir sąskaitos faktūros saugiai laikomi vienoje vietoje.
• SMS pranešimai – klientai ir virtualūs asistentai gauna tiesioginius įspėjimus, kai atnaujinamos užduotys, įkeliami failai arba artėja terminai.
• Patobulinta prieiga prie informacijos – kitaip nei el. laiškų gijose, kuriose informacija pasimeta, „Defero Spot“ užtikrina, kad visi pranešimai ir dokumentai būtų užšifruoti, tvarkingai sudėti ir turėtų paieškos funkciją.
• Individualus prekės ženklo kūrimas – sklandi kliento patirtis su jūsų prekės ženklu.

Įsivaizduokite:

Užimtas verslininkas valdo socialinių tinklų projektą su virtualiu asistentu kitoje šalyje. Virtualus asistentas per portalą gauna aiškias instrukcijas, prioritetus ir terminus. VA automatiškai registruoja valandas, įkelia juodraščius ir generuoja sąskaitas faktūras. Verslininkas pakviečia laisvai samdomą dizainerį, tačiau jis įtraukiamas tik į partneriams skirtą privačią darbo erdvę. Jautrūs klientų duomenys saugiai laikomi klientų saugykloje, prieinami tik verslininkui. Progreso juostos rodo projekto progresą, o SMS pranešimai įspėja ir virtualų asistentą, ir verslininką, kai tik paskelbiamas atnaujinimas, nauja užduotis ar pristatomas produktas.