Финансовые Консультанты и Налоговые Специалисты

Безопасное Взаимодействие с Клиентами без чрезмерного обмена данными

Болевые точки:

Финансовые консультанты и бухгалтеры зависят от точности клиентских документов, однако неорганизованные процессы приводят к задержкам и подрывают доверие. Клиенты часто не предоставляют документы вовремя, а контроль версий электронной почты становится проблематичным. Электронная почта также небезопасна для обмена конфиденциальными документами, такими как налоговые декларации, банковские выписки или файлы с заработной платой, поскольку в ней отсутствуют шифрование, контрольные журналы и структурированный доступ. Для компаний с ограниченной ответственностью ошибки в бухгалтерском учете и соблюдении нормативных требований могут привести к штрафам и потере доверия клиентов.

Решения Defero Spot:

• Частные и Публичные Рабочие Пространства — Создайте отдельные рабочие пространства для каждой компании, разделив задачи по ведению бухгалтерского учета, расчету заработной платы и годовой отчетности.
• Приглашение Внешних Специалистов с Контролируемым Доступом – Администраторы могут приглашать внешних аудиторов, налоговых консультантов или внештатных бухгалтеров для оказания помощи. Администратор решает, могут ли эти эксперты присоединиться к клиентскому порталу или оставаться в закрытом обсуждении только с партнером и бухгалтером.
• Детализированные Разрешения на Основе Ролей и Аудиторские Журналы — ограничьте видимость, чтобы клиенты, директора или внешние бухгалтеры видели только то, что им актуально, а все действия регистрировались.
• Безопасный обмен файлами и клиентские хранилища — централизуйте счета-фактуры, квитанции, файлы заработной платы и уставные документы в одном зашифрованном клиентском хранилище.
• Инструменты ИИ — автоматический перевод для международных директоров, реферирование документов и интеллектуальные ответы на повторяющиеся запросы клиентов.
• Зашифрованные Голосовые Заметки и Электронные Подписи — Бухгалтеры могут быстро отправлять безопасные обновления и завершать утверждение налоговых деклараций или финансовых отчетов.
• Учет Задач и Времени — назначайте клиентам бухгалтерские задачи (например, «Загрузка счетов-фактур за март») и автоматически регистрируйте оплачиваемые часы, привязанные к счетам компании.
• Индикаторы Выполнения Услуг и Выставление Счетов — показывайте руководителям ход выполнения бухгалтерских операций, деклараций по НДС или годовых отчетов, а также создавайте счета, привязанные к времени и выполненным задачам.
• Уведомления по SMS — Руководители и клиенты получают мгновенные текстовые оповещения о появлении новых задач, обновлений или документов.
• Улучшенный Доступ к Информации — в отличие от разрозненных писем электронной почты, все бухгалтерские записи и сообщения аккуратно организованы, зашифрованы и доступны для поиска.
• Индивидуальный Брендинг и White-Labelling — бухгалтеры обеспечивают профессиональный фирменный подход, который способствует укреплению доверия со стороны директоров компаний с ограниченной ответственностью.

Сценарий:

Бухгалтер начинает работу с заполнения специальной формы регистрации, в которой регистрационные данные компании, информация о директоре и сроки уплаты налогов. Благодаря функции массового автозаполнения система одновременно генерирует письмо-соглашение о сотрудничестве, доверенность и документы, касающиеся конфиденциальности, готовые к электронной подписи.

Внутри защищенного портала директора компаний загружают счета-фактуры, квитанции и файлы с заработной платой в клиентское хранилище, а не отправляют их по электронной почте. Бухгалтер распределяет задачи внутри своей внутренней команды, чтобы несколько сотрудников могли участвовать в одном и том же сервисе. Для помощи с ежемесячными сверками приглашается внештатный бухгалтер, но его участие ограничено обсуждением с партнёрами (только для администраторов). Также приглашается налоговый консультант, но ему предоставляется доступ только к папкам НДС и налога на прибыль корпораций.

Клиент может пригласить своего офис-менеджера помочь загрузить данные. Офис-менеджер оказывает помощь конфиденциально, не вмешиваясь в конфиденциальные обсуждения бухгалтерских вопросов.

Индикаторы выполнения работ показывают директорам, когда ведение бухгалтерского учета и подача деклараций по НДС завершены. Можно запланировать и отправить массовые напоминания нескольким клиентам одновременно — например, напомнить всем директорам о необходимости заполнить годовую отчетность или выполнить обязательства по подаче деклараций по НДС. Отработанные часы отслеживаются автоматически, что позволяет формировать счета-фактуры, привязанные к консультационным звонкам и сверкам. Директора получают SMS-уведомления при добавлении нового запроса, задачи или документа. В отличие от электронной почты, все записи, напоминания и сообщения остаются зашифрованными, централизованными и доступными для поиска, что гарантирует соблюдение сроков.