Бізнес-консультанти та HR-консультанти

Упорядкуйте документацію, дотримуйтесь вимог

Больові точки:

Консалтингові команди часто стикаються з неорганізованим цифровим сховищем, проблемами контролю версій та ризиками, пов’язаними з дотриманням вимог. Без централізованої системи співробітники витрачають час на пошук у потоках електронної пошти та розкиданих папках, а кілька версій одного й того ж документа створюють плутанину. Електронна пошта також недостатньо безпечна для обробки конфіденційних кадрових записів, що наражає компанії на ризик порушень GDPR та витоків даних. Ручні процеси уповільнюють адаптацію, розслідування та оцінку ефективності, збільшуючи як ризики, пов’язані з дотриманням вимог, так і операційні ризики.

Рішення від Defero Spot:

• Централізоване сховище документів – структуровані категорії та теги усувають витрачений час на пошук пропозицій, кадрових політик або файлів відповідності.
• Запрошення зовнішніх спеціалістів із контрольованим доступом – Адміністратори можуть запрошувати субпідрядників, юристів з трудового права або позаштатних консультантів до робочого простору. Адміністратор вирішує, чи може зовнішній експерт взаємодіяти безпосередньо з клієнтом, чи залишатися в приватній розмові з консультантом лише для партнерів.
• Контроль версій та журнали аудиту – Забезпечення постійної роботи консультантів та клієнтів за найновішими угодами, одночасно підтримуючи відповідність GDPR/ISO за допомогою повних журналів доступу.
• Режими приватної та публічної співпраці – діліться лише тим, що стосується клієнтів або субпідрядників, зберігаючи конфіденційні дані відділу кадрів обмеженими.
• Інструменти штучного інтелекту та автоматизація робочих процесів – автоматизуйте повторювані завдання, такі як адаптація, оцінка ефективності та аналіз компенсації, одночасно створюючи аналітичні дані для різних випадків.
• Зашифровані голосові нотатки та електронні підписи – безпечно збирайте конфіденційні заяви, схвалення або угоди.
• Відстеження завдань і часу – Призначайте завдання клієнтам і співробітникам, відстежуйте етапи розслідування та автоматично пов’язуйте години з рахунками-фактурами.
• Індикатори прогресу виконання послуг та клієнтські сховища – забезпечте видимість прогресу HR-проектів та централізуйте докази, звіти та угоди в одному безпечному порталі.
• SMS-сповіщення – Клієнти та зацікавлені сторони отримують миттєві сповіщення щоразу, коли додаються нові оновлення, завдання або звіти.
• Покращений доступ до інформації – на відміну від електронної пошти, де закопуються критично важливі дані з управління персоналом або проекти політик, Defero Spot упорядковує все на централізованому, зашифрованому порталі з можливістю пошуку.
• Індивідуальний брендинг та White-labelling – представляти послідовний, професійний імідж під власним брендом консалтингової компанії.

Сценарій:

Консультант з персоналу проводить розслідування на робочому місці за участю генерального директора, менеджера з персоналу та зовнішнього юрисконсульта. Конфіденційні докази завантажуються на закритий портал, який можуть переглядати лише консультант та юрисконсульт. Консультант запрошує позаштатного аудитора з персоналу, але обмежує його приватне обговорення лише з партнером. Менеджерам доручаються завдання зі збору звітів, а індикатори прогресу показують завершення розкриття інформації. Фінансовому директору надається доступ лише до остаточного звіту. Інструменти штучного інтелекту відзначають поведінкові тенденції в кількох розслідуваннях, а зашифровані голосові нотатки фіксують конфіденційні висновки. Усі години автоматично відстежуються та виставляються рахунки, а SMS-сповіщення сповіщають учасників про публікацію нових завдань або доказів.